Planung & Ablauf
Wähle eine Vorlage für deinen Event-Typ – Aufgaben, Fristen und Abhängigkeiten sind schon drin.
Ein Plan, der mit dir mitläuft.
Aufgaben, Phasen und Ablauf hängen zusammen – verschiebst du das Datum, wandern die Fristen mit.
Phasen statt Chaos
Aufgaben sortieren sich von „6 Monate vorher“ bis „Nachbereitung“. Die Phase, die gerade dran ist, steht oben.
Ablauf mit Verzug
Läuft ein Punkt länger, schlägt Festival OS vor, alle abhängigen Punkte mitzuverschieben.
Zuständigkeiten
Aufgaben an Personen, Teams oder Rollen hängen – jeder sieht in der App nur seins.
Liste und Board
Als Liste abarbeiten oder im Board von „Offen“ nach „Erledigt“ ziehen.
Kommentare
Rückfragen direkt an der Aufgabe statt im Gruppenchat.
Abhängigkeiten
Blockierte Aufgaben erkennst du sofort – mit dem Hinweis, worauf sie warten.
Das Amt ist keine Aufgabe, sondern ein Vorgang.
Eine Genehmigung hat eine Behörde, einen Ansprechpartner, ein Aktenzeichen und eine Frist. In Festival OS steht sie als eigener Vorgang – mit dem Bescheid und der Aufgabe daran.
Behörde, Aktenzeichen, Frist
Je Vorgang: Bezeichnung, Behörde, Ansprechpartner, Aktenzeichen, Status, Frist für die Abgabe sowie eingereicht am und genehmigt am.
Vorlagen der üblichen Verfahren
Sondernutzungserlaubnis, Gaststättenrechtliche Gestattung, Veranstaltungsanzeige, Ausnahme von der Sperrzeit, GEMA-Musikanmeldung, Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft, Brandschutzkonzept und Abnahme, Anzeige fliegender Bau – mit vorbelegter Behörde.
Fristwarnung auf der Übersicht
Ab 14 Tagen wird die Frist gelb, am Fristtag rot. Offene Vorgänge mit drängender Frist stehen als Signal auf der Übersicht – ab drei Tagen als kritisch.
Vier Kennzahlen als Filter
Offen, Eingereicht, Genehmigt und Überfällig – jede Zahl ist anklickbar und filtert die Liste.
Bescheid und Aufgabe daran
Der Vorgang zeigt auf das Dokument in der Mappe und auf die Aufgabe, die die Arbeit dahinter erledigt – Frist und Datei bleiben zusammen.
Auflagen als Notiz
Auflagen, Rückfragen und Gebühren stehen am Vorgang, nicht im Mailverlauf.
Sortierbar nach Frist – Vorgänge ohne Frist stehen hinten.
Häufige Fragen zur Planung
Ersetzt Festival OS Asana, Monday oder Trello?
Für die Planung eines Events in aller Regel ja. Aufgaben haben Phasen von „6 Monate vorher“ bis „Nachbereitung“, Fristen, Zuständige und Abhängigkeiten untereinander; es gibt Liste, Phasenansicht, Board und „Meine Aufgaben“. Behördenvorgänge wie „Sicherheitskonzept einreichen“ laufen zusätzlich als eigene Genehmigungen mit Behörde, Aktenzeichen und Frist – etwas, das die allgemeinen Aufgaben-Tools nicht kennen. Was Festival OS nicht hat, ist ein echtes Gantt-Diagramm mit Balken auf einer Zeitachse: Es arbeitet mit Phasen, Fristen und Abhängigkeiten statt mit gezeichneten Balken.
Was heißt „Kette gefährdet“?
Eine Aufgabe ist in weniger als 48 Stunden fällig, aber mindestens ein Vorgänger in ihrer Kette ist noch offen. Diese Aufgaben lassen sich mit einem Klick herausfiltern, ebenso die blockierten – dort steht jeweils, worauf sie warten.
Wie werden Aufgaben in Phasen einsortiert?
Über die Frist im Verhältnis zum Eventdatum: 6 Monate vorher, 3 Monate, 1 Monat, 1 Woche, Eventtag und Nachbereitung. Angezeigt werden nur Phasen, in denen etwas liegt; die Phase, die gerade dran ist, ist aufgeklappt und trägt den Hinweis „Jetzt dran“.
Kann ich Aufgaben an ein Team oder eine Rolle hängen statt an eine Person?
Ja. Eine Aufgabe gehört einer Person, einem Team oder einer Rolle. In der Mitarbeiter-App sieht jeder unter „Meine“ genau das, was auf ihn, sein Team oder seine Rolle läuft.
Plan in einer Minute startklar.
Wir zeigen dir die Vorlagen an deinem eigenen Event.